管理会社の電話は、多い。
そして、止められない。
設備トラブル・鍵・騒音・契約更新・解約・家賃。
1件ずつは定型でも、積み上がると担当者の時間を奪います。
電話が集中する時間帯や営業時間外には、出られない電話が生まれます。
01
件数が多く、定型が多い
入電の大半は「聞き取る項目が決まっている電話」。それでも人が出ている限り、担当者の時間は消え、対応は属人化します。
02
時間外と、同時着信
夜間・休日の着信は担当者の携帯へ転送か、留守番電話。繁忙期の同時着信は話中になり、入居者さまを待たせます。
03
電話に人を張り続ける限界
採用も教育も追いつかないなか、電話番のために人を確保し続ける体制は限界です。管理戸数が増えるほど、負担は積み上がります。
AIが一次受付を担い、定型はその場で完結。判断が必要な電話だけを、要約つきで人に渡します。
受けて、聞いて、渡す。
入居者さまからのお電話にAIが即時に応答し、用件を聞き取り、しかるべき先へ確実に引き継ぎます。
「つながらない」をなくすところから。
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01
即時に応答する
待ち呼・話中・時間外をなくします。夜間や休日、複数の同時着信でも、すべてのお電話に最初の一声を返します。
これまで 話中・時間外は留守電か、かけ直し待ち
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02
用件を聞き取り、分類する
お名前・物件・お困りごとを伺い、内容のカテゴリと緊急度を判定します。水漏れ・鍵の紛失など急ぎのものは、その場で見分けます。
これまで 担当者が電話口で一から聞き取り
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03
定型はご案内、それ以外は折返し希望を取得
答えの決まったご質問はその場でご案内。担当者の対応が必要な場合は、折返しのご希望時間を伺います。
これまで 同じ質問に、毎回人が答えている
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04
要約つきで、確実に引き継ぐ
聞き取った内容を要約し、担当者や既存の窓口へ引き継ぎます。通話の記録はすべて残るため、「言った・言わない」が起きません。
これまで 伝言メモ・口頭での引き継ぎ
まずは一次受付から。定型のご用件はその場でお答えし、それ以外は要約つきで確実にお渡しします。
緊急・定型・それ以外を、
AIが仕分けて確実に届けます。
AIは既存の窓口の手前に立って共存し、用件に応じて最適な先へつなぎます。
修繕の判断・交渉・クレームの解決は、最初からAIに任せません。
Incoming
入居者さまScaleCall
AI一次受付応答・聞き取り・分類・緊急度判定受付・仕分け・定型のご案内・確実な引き継ぎ
- 応答・聞き取り・分類・緊急度の判定
- 答えの決まった定型のご案内
- 折返し希望時間の取得と、要約つきの引き継ぎ
修繕の判断・交渉・クレームの解決
- 修繕手配の可否判断・業者選定・費用交渉
- クレームの解決・謝罪・補償の判断
- 滞納・契約条件など、判断を伴う相談
用件ごとに、AIの対応と
人へ渡す条件を決めています。
線引きは貴社の管理規程に合わせて設計し、運用しながら変更できます。
この線引きが、深夜に不要な取次を発生させないかどうかを決めます。
| 用件 | AIの対応 | 人へ渡す条件 |
|---|---|---|
| 設備トラブル | 物件・号室・氏名・症状を聞き取り、緊急度を判定。緊急は即時取次、それ以外は受付を記録して対応予定をご案内 | 「水が止まらない」「ガスの臭い」「停電」など、即時対応が必要な症状 |
| 鍵 | 紛失・閉じ込みは緊急として即時取次。スペアキーや交換のご相談は受付と記録 | 入室できない状態の全件 |
| 騒音・近隣完結させない | 状況を聞き取り、記録して担当者へ引き継ぎ。AIで解決させない | 常に人へ |
| 契約・更新 | 更新料・必要書類・期限などを定型でご案内。書類はSMSでリンクを送付 | 条件変更・特約に関するご相談 |
| 家賃・支払い | 引き落とし日・振込先・明細の確認を定型でご案内 | 滞納に関するご連絡・交渉はすべて人へ |
| 解約 | 退去予定日・立ち会い希望日を受付・記録。必要書類をSMSでご案内 | 違約金・原状回復の個別相談 |
| 書類・手続き | 再発行・提出方法・窓口をご案内し、依頼を記録 | 特になし |
| 仲介会社からの物確 | 物件・号室を聞き取り、募集状況をご案内。内見の希望日時を受付 | 条件交渉・複数物件の細かな確認 |
| 営業電話 | 用件を記録して終話 | 取次不要 |
※ 一例です。対象とする用件と線引きは、貴社の入電データと管理規程をもとに一緒に設計します。
一次受付から始めて、
AIが解決する範囲を広げていきます。
折り返しを減らし、人よりも安く、現場の負担も少ない体制へ。
1分類ずつ、確かめながら進めます。
Start
一次受付から
AIが入電を受け、用件を聞き取り・分類。定型はその場でご案内し、それ以外は確実にバトンタッチします。この時点で、すべての入電が記録・分類されたデータとして残ります。
Next
分類ごとに、完結範囲を広げる
蓄積した入電データをもとに、件数が多く答えが決まっている分類から順に自動化（例：ゴミの日 → 書類の再発行 → 設備の使い方）。広げるかどうかは、各カテゴリの品質実績を見て判断します。
Goal
折り返しが減り、現場は判断と対応に集中
AIがその場で解決する分だけ、折り返しと二次対応が減ります。人よりも安く、現場の負担も少ない受電の体制をつくりあげます。
どの分類から広げるかは、一次受付で蓄積される実データをもとに判断します。一次受付そのものが、次の一歩の分析基盤になります。
定型の架電も、ScaleCallが。
督促・本人確認・日程調整などの定型架電を、リストの取得から結果の記録まで自動化。
不通なら時間を空けて自動で再架電し、SMSも併用します。
架電リストを取得
対象者のリストをアップロード（例：更新対象・審査状況・未提出書類）。お使いのシステムからの自動取得にも対応します。
用件の伝達・確認・ヒアリング
不通なら時間を空けて自動で再架電。留守番電話へのメッセージ、SMSの併用も可能です。通話結果は自動で判定・要約します。
結果を自動で記録
通話内容を要約して、お使いのシステムへ書き戻し・通知。二重入力は発生しません。
督促
督促・リマインド家賃・書類提出の未対応の方へ、電話とSMSで定期的にリマインド。抜け漏れをなくします。
確認
本人確認・緊急連絡先の確認氏名・生年月日・ご住所などの定型項目を、AIがヒアリングして記録します。
日程調整
立ち会い・点検の日程調整候補日をAIが打診し、確定日をシステムに記録。不通時は再架電します。
ご案内
更新のご案内契約更新の対象者へ、期日と手続きのご案内。ご質問は要約して担当者へ。
「AIだから聞き取りにくい」を、
なくす。
人と話すのと変わらない通話体験を追求しています。
音声対話AIを研究してきたメンバーが、会話モデルから自社で設計しています。
音声認識
賃貸の電話に特化した音声モデル
物件名・専門用語・日程のやり取りを正確に聞き取れるよう、賃貸の通話に合わせてチューニング。汎用モデルでは出せない精度を実現しています。
ノイズ処理
悪環境でも途切れないAIノイズ処理
街中・移動中・周囲の話し声など、雑音の多い環境からのお電話でもスムーズに通話できます。
会話設計
自然な「間」と、発話かぶりの衝突回避
自社開発の会話モデルが、相槌や話し出しのタイミングを制御。お客様が話し始めたらすぐに譲る、心地よい会話のリズムを実現しています。
応答速度
待たせない、人と同じテンポ
低遅延にこだわった設計で、質問への応答まで間延びしません。テンポの良いやり取りが、通話の離脱を防ぎます。
入電の分析から始めて、
夜間帯から実環境へ。
貴社の実際の入電データをもとに、AIに任せる範囲と線引きを設計します。
システムの入れ替えは不要です。
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STEP 1
入電分析・社内テスト
対応データをお預かりし、入電の内訳と定型で完結できる割合を分析。AIシナリオを作り、社内番号でテストします（2〜3週間）。
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STEP 2
夜間・休日から稼働
受付フローの一部をAI一次受付に切り替え、実際のお電話で運用開始。効果が分かりやすく、現行業務への影響が小さい入口から。
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STEP 3
日中・定型用件へ拡大
更新・家賃・書類・物確など、日中の定型用件へ広げ、担当者が受ける電話を判断が必要なものだけに絞ります。
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STEP 4
定例レビュー
通話ログ・数字を共有し、線引きと応対を改善し続けます（隔週30分程度）。
人が受けるより安く。
席数ではなく、体制で。
一次受けコールセンターの費用の安さと、丸ごと任せる現場の身軽さ。
AIで、その両方をより高いレベルで実現します。
01
人が受けるより、安く
オペレーターの席数課金ではありません。管理戸数の拡大で入電が増えても、採用・教育のコストは発生しません。
02
戸あたりの体制課金
月額基本料と、管理戸数・対応範囲に応じた体制課金。件数が増えるほど1件あたりの費用が下がる設計です。
03
今の委託費との比較で試算
直近の入電数・通話時間・現在のコールセンター委託費をもとに、貴社の条件で試算をご提示します。
初期費用にはシナリオ設計・システム接続・テストを含みます。詳細はお問い合わせください。
よくあるご質問
Q夜間の水漏れなど、緊急の電話はどうなりますか？
QAIが誤った案内をするリスクはありませんか？
Q導入までどのくらいかかりますか？
Qクレームや滞納の連絡もAIに任せられますか？
Q通話データや個人情報はどのように扱われますか？
入居者対応の電話を、
AIに任せる範囲から相談する。
入電の内訳を伺い、AIに任せる用件と進め方をご提案します。
実際のAI応対のデモ音声もお聞きいただけます。
資料のご請求もこちらから。
通常2営業日以内にご返信します。